Einstieg in die VBA-Programmierung mit Word und Excel

Routineabläufe bei Text- und Tabellenbearbeitung lassen sich schnell mit Makros automatisieren. Nach kurzer Zeit sieht man die Effizienzsteigerung und hat vorzeigbare Ergebnisse. Das motiviert zur Fortsetzung und den Einstieg in die Programmierung, s. [Video2] und [Video3]

VBA steht für „Visual Basic for Applications“ und ist die Makroprogrammiersprache von Office2019 und Microsoft365, d.h. wer Word und Excel nutzt, kann damit effizient programmieren.

Die Programmiersprache ist dem Visual Basic sehr ähnlich. Die Besonderheit von VBA ist, dass es nur zusammen mit den bekannten Office-Anwendungen läuft. Die Namen der Dokument- oder Arbeitsmappen mit Makros enden mit „m“, z.B. Übung.docm oder Übung.xlsm bzw. Übung.dotm oder Übung.xltm, wenn die Dateien als Vorlagen gespeichert werden.

Die genannten Dateitypen muss man beim Speichern wählen, wenn mindestens ein Makro enthalten ist und dieses zusammen mit der Datei gespeichert werden soll.

Wenn VBA-Makros als Befehlsmakros bzw. Prozeduren gespeichert werden, steht in der 1. Zeile ihres Codes immer das Schlüsselwort Sub vor dem gewünschten Namen, z.B. Sub Testmakroname(), dann folgen die Anweisungen und am Ende steht immer End Sub

Die Anweisungen lassen sich entweder durch Protokollierung von Aktionen in der Anwendung Word oder Excel erstellen oder durch Eingabe über die Tastatur.
Für „Gelegenheits-Programmierer“ ist eine Kombination aus beiden interessant: Man protokolliert den Ablauf im Makro und bearbeitet anschließend die Aufzeichnung. Diese Vorgehensweise wird im Fallbeispiel in der Videosequenz von oben zum Thema Vokabular-Erstellung sichtbar.

Das Fallbeispiel lässt sich in zwei Teile gliedern:

  1. Der beliebige Inhalt der Zwischenablage wird als reiner Text in einem neuen Word-Dokument gespeichert. Der Text wird von unerwünschten Sonderzeichen bereinigt und am Ende so aufbereitet, dass ein Wort im Absatz steht. Diese „Ein-Wort-Absätze“ werden in die Zwischenablage kopiert, damit die Weiterverarbeitung mit einer Excel-Makro-Vorlage abgeschlossen werden kann.
  2. Die Excelvorlage mit Makros übernimmt den Text aus der Zwischenablage in eine Excel-Tabellenspalte. Mehrfachnennungen von Worten werden entfernt, so dass nur noch Unikate in der Spalte stehen. Die Unikate werden sortiert und mit der Google-Bildersuche, dem Duden und anderen digitalen Nachschlagewerken per automatisch berechnetem Hyperlink verknüpft.

Am Ende dieses zweistufigen Prozesses stehen flexible bearbeitbare Arbeitsmappen mit dem Vokabular aus beliebigen Dokumenten in beliebigen Sprachen. Diese Dokumente können vielfältig genutzt werden:

Muttersprachler können Fachbegriffe aus beliebigen Texten extrahieren, um sich ein Fachvokabular zu erschließen und dynamisch zu pflegen.

Nicht-Muttersprachler können Worte aus fremdsprachlichen Texten extrahieren, um sich eine eigene Vokabelsammlung aufzubauen. Diese Vokabelsammlung kann dynamisch gepflegt und erweitert werden. Alles, was mit den in digitaler Form vorliegenden Vokabeln gemacht werden kann, ist eine interessante Option für Lehrer und Schüler, z.B. zur Erstellung von Selbsttests und Lernkontrollen.

Fächerübergreifender Unterricht, Projekttage und Projektwochen sind eine Einsatzmöglichkeit für das Fallbeispiel und die Teamarbeit mit unterschiedlichen Interessen der Teilnehmer:
Die IT-Interessierten kümmern sich um die Optimierung und Erweiterung der Anwendung mit der Anbindung an eine Datenbank. Die anderen nutzen deren Anwendung, um Vokabulare und Glossare aufzubauen oder um mit den zusammengestellten Vokabeln die Indexeinträge in längeren Quelldokumenten zu markieren. Unabhängig von den Zielen der Projekte lernen die Teilnehmer komplexe Arbeiten zu bewältigen und die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen.

Ankündigung: Im September 2021 ist ein neuer Onlinekurs für alle Interessierten geplant. Thema: Projektarbeiten mit Office-Knowhow und Videokonferenzen begleiten.
Dazu gibt es eine kostenlose und unverbindliche Vorbesprechung per ZOOM-Videokonferenz. Wer daran teilnehmen möchte, erhält Ende August einen Einladungslink nachdem eine Anfrage an zoom@konrad-rennert.de gesendet wurde.